Alors que le nombre de tests antigéniques réalisés en pharmacie augmente fortement avec l’entrée en vigueur du pass sanitaire, Ordoclic revient sur la création et le déploiement de la solution Test Antigénique Covid Pharma ; un bel exercice collaboratif avec plusieurs pharmacies, notamment au sein du réseau Aprium Pharmacies qui dès le début de la pandémie faisaient face à une demande significative de patients ayant besoin de se faire tester.

Un besoin qui ne fait qu’augmenter depuis le début de la crise sanitaire

Après l’accroissement continu depuis l’été 2020 du nombre de tests antigéniques réalisés en pharmacie, le besoin aujourd’hui explose avec l’entrée en vigueur du pass sanitaire. La demande en test de dépistage a augmenté de 50% depuis mi-juillet. Selon le Ministère de la Santé, près de 3,6 millions de tests Covid ont ainsi été réalisés sur la semaine du 19 juillet. Les tests antigéniques, rapides et pratiques, réalisés en pharmacies ou par des laboratoires ont à présent la préférence des Français. Ainsi pour la première fois 52 % du nombre total de tests, soit 1,88 million, sont des tests antigéniques, contre 43% la semaine du 12 au 18 juillet, soit 850 000 tests antigéniques pratiqués supplémentaires. Et ces chiffres continuent à augmenter avant l’élargissement du pass le 9 Août.

Pourquoi a été conçue la solution tests antigéniques Covid Pharma ?

Ordoclic a très vite constaté qu’il était possible, conformément à la mission qu’elle s’est donnée, de mettre La technologie au service de la Santé pour améliorer la prise en charge des patients par les pharmaciens dans le cadre de la réalisation d’un test antigénique.

Le premier enjeu était de simplifier et de raccourcir la prise en charge des patients lors d’un test antigénique afin de pouvoir répondre à une demande croissante tout en maintenant la rapidité et la simplicité recherchée par ces derniers. La solution a été construite avec plusieurs adhérents du groupement Aprium qui ont été très tôt confrontés aux exigences des patients pour une prise en charge immédiate, et à des files d’attentes importantes devant leur pharmacie, prenant en charge jusqu’à plusieurs centaines de patients par jour. 

Les pharmacies se sont initialement organisées pour gérer les flux en mettant à disposition stylos et formulaires papiers disposés à l’entrée de l’officine et remplis par les patients. Un espace dédié dans la pharmacie avec un ordinateur servant à faire la facturation était aussi mis en place, quelques fois s’organisant sous des barnums disposés sur le trottoir que nous avons vu fleurir à un rythme soutenu. Les transmissions SI-DEP étaient ensuite réalisées de manière asynchrone, sur le portail de l’Etat, en procédant à une nouvelle saisie manuelle par l’équipe officinale de toutes les informations remplies par les patients sur les formulaires papiers. Cette double saisie des informations était extrêmement chronophage et source d’erreur, le pharmacien devant déchiffrer puis recopier en fin de journée l’intégralité des formulaires du jour, avec de surcroîts des exigences de déclaration dans des délais courts rapidement demandées par l’Etat pour bénéficier du remboursement prévu.

La pharmacie Montorgueil a été l’une des premières à devoir se réorganiser pour “industrialiser” le processus afin de pouvoir faire face à la demande des patients (une centaine par jour) dès que les tests antigéniques sont arrivés à l’hiver 2021. Alain Hababou nous raconte ces premières étapes au sein de son officine :

“Nous sommes situés dans une rue piétonne et passante au cœur de Paris. Rapidement, un flux important de patients s’est présenté quotidiennement pour se faire tester. Nous avons dû être créatifs et itérer avec l’équipe de l’officine pour trouver et adopter un mode opératoire permettant de gérer ces nouveaux flux en plus de nos missions habituelles : L’accueil des patients pour recueillir les informations requises par SIDEP, un espace dédié pour le prélèvement, un ordinateur portable dédié à la facturation des tests.”

Une innovation calibrée sur le terrain, au sein de la pharmacie Montorgueil Aprium

Le parcours digital pour la gestion des tests antigéniques a été finalisé après plusieurs séances d’observation et réunions organisées au sein de la Pharmacie Montorgueil de Alain Hababou (également président du réseau Aprium).

Le cahier des charges pour la solution digitale était de pouvoir assurer une prise en charge fluide avec un parcours bien balisé (pour éviter les sollicitations des patients posant des questions et sans contact (plus de formulaires papiers, stylos qui passent de main en main) qui limiterait de fait les files d’attente et les attroupements à l’entrée des officines, causés par l’étape de remplissage de ces formulaires papiers.

Ordoclic a donc conçu un formulaire dématérialisé et accessible en flashant simplement un QR code affiché à l’entrée des officines. Les patients n’ont besoin que d’une seconde pour flasher le QR code et peuvent ensuite remplir le formulaire depuis leur smartphone, à l’extérieur et sans contact. Le QR Code est mis à disposition du pharmacien en un clic depuis son interface et vient avec une affichette personnalisée sur laquelle les instructions de remplissage sont automatiquement inscrites. Le patient n’a donc plus besoin d’interpeller un collaborateur de l’officine puisqu’il est guidé du début à la fin du processus dans un parcours extrêmement simple imaginé avec le pharmacien pour anticiper tous les points de friction. 

Il était également impératif pour Ordoclic de concevoir une solution qui soulage fortement le pharmacien, déjà mis à rude épreuve physiquement et mentalement par la demande incessante de tests antigéniques et des tâches administratives que cela implique. C’est chose faite puisque le pharmacien a accès depuis son compte Covid-pharma à tous les formulaires remplis par les patients et cela instantanément. Il peut en un coup d’œil voir les formulaires en cours de remplissage ainsi que ceux prêts pour passer à l’étape du prélèvement nasopharyngé.

Les interfaces du pharmacien ont été optimisées pour fonctionner sur ordinateur, smartphone et tablette, en multi-comptes simultanément. Cela a été rapidement mis en place à la pharmacie Montparnasse du réseau Aprium gérée par Rodrigue Haddad, qui a soulevé les impératifs de pouvoir coordonner une équipe sur l’outil développé par Ordoclic pour absorber le flux important de voyageurs transitant par la gare Montparnasse.

Tous les détails ont été pensés minutieusement pour être capable de gérer de nombreux tests en parallèle, à l’instar du chronomètre intégré qui sonne au bout de 15 minutes et renvoie automatiquement le pharmacien vers le formulaire adéquat pour y inscrire le résultat. Une fois le test lisible, le pharmacien n’a alors plus qu’à remplir la deuxième partie du formulaire qui lui est réservée, et à y indiquer le résultat du test antigénique. La transmission à SIDEP est totalement automatisée et gérée par Ordoclic grâce aux information remplies par le patient et par le pharmacien.

La double saisie et le déchiffrement de formulaire papier manuscrit n’est dès lors plus qu’un lointain souvenir et jusqu’à 10 minutes peuvent être gagnées par dossier patient. Une éternité lorsqu’une officine réalise des centaines de tests par jour ! Le processus a ainsi permis de réduire drastiquement les files d’attentes et le temps de présence des patients au sein de l’officine.

La gestion des preuves de réalisation du test, pour les étrangers et pour voyager

ll était aussi important que le patient n’ait plus à attendre ou revenir à la pharmacie pour récupérer son résultat. En effet, rappelons qu’initialement les QR code pass sanitaires n’existaient pas et le pharmacien était constamment interrompu par des patients venant demander leur résultat.

En plus de présenter des limites quant à la confidentialité, cela multipliait les va-et-vient dans la pharmacie. Ordoclic a donc créé un certificat avec signature électronique du pharmacien, envoyé par lien sécurisé par sms et email au patient une fois le résultat du test antigénique validé.

Les pharmacies comme la Pharmacie Montorgueil au cœur de Paris étant sollicitées par de nombreux patients étrangers ou des patients devant voyager, le certificat Ordoclic a rapidement été enrichi à la demande des pharmaciens par une version en Anglais ainsi que l’intégralité des informations demandées aux frontières, avec de nombreuses évolutions au fur et à mesure que les contraintes se précisaient (marque du test, n° de lot, date de péremption, puis plus récemment n° de pièce d’identité etc.)

De nombreuses pharmacies ont également fait face à un flux de patients réguliers, comme les travailleurs frontaliers. Pour simplifier le cas des patients récurrents, les pharmaciens peuvent créer des comptes patients Ordoclic, afin qu’un maximum d’informations soient automatiquement pré-remplies dans la partie patient du formulaires de test antigénique.

L’automatisation de la transmission SIDEP, un effort collectif salvateur pour les pharmaciens à l’été 2021

Dès Janvier 2021 Ordoclic s’est associé à plusieurs groupements résolument tournés vers le digital dont Aprium pour demander au Ministère de la Santé l’ouverture d’une route spéciale API qui permettrait la transmission des informations et résultats à SIDEP sans passer par l’étape chronophage de la saisie manuelle. Après plusieurs échanges courrier et un processus de contrôle puis de validation assuré par le Ministère et l’AP-HP en charge de SIDEP, Ordoclic a été la première société connectée à la route API spéciale SIDEP et assurer aujourd’hui la moitié des transmissions automatisées de tests antigéniques sur le territoire.

Alain Hababou se félicite aujourd’hui que le virage numérique est pu être mis en musique très tôt par l’équipe digitale du groupement menée par Arnaud Imerglick qui a piloté le déploiement et les formations des équipes officinales du réseau Aprium  “Après avoir co-construit et éprouvé la solution sur les volumes conséquents de la Pharmacie Montorgueil et de la pharmacie Montparnasse, nous avons mobilisé nos équipes pour permettre à un maximum de nos adhérents de bénéficier rapidement de cette innovation. Aujourd’hui, alors que la demande a été multipliée par deux nous nous félicitons d’avoir fait le choix très tôt d’équiper nos pharmacies. Cela nous permet de répondre à la demande des patients avec un processus maitrisé, sans perturber les autres activités de l’officine !”